Auftragsbearbeitung

Diese Vereinbarung regelt die Auftragsbearbeitung zwischen dem nutzenden Verein (Verantwortlicher) und Run4Club (Auftragsbearbeiter) gemäss Schweizer Datenschutzgesetz (DSG).

1. Gegenstand und Zweck der Bearbeitung

Run4Club bearbeitet im Auftrag des Vereins Personendaten zur digitalen Durchführung von Sponsorenläufen (Teilnehmerverwaltung, Sponsorlinks, Sponsorzusagen, Resultate, Rechnungsstellung inkl. Schweizer QR-Rechnung, E-Mail-Versand).

2. Kategorien betroffener Personen

Vereinsadministratoren
Teilnehmende des Sponsorenlaufs
Sponsoren

3. Kategorien bearbeiteter Daten

Kontakt- und Stammdaten (Name, E-Mail, Telefon)
Teilnehmerdaten inkl. Resultate / Runden
Sponsorzusagen und Beträge
Rechnungs- und Zahlungsdaten
E-Mail-Versand- und Audit-Logs

4. Pflichten von Run4Club

Bearbeitung ausschliesslich gemäss dokumentierter Weisungen des Vereins.
Verpflichtung zur Vertraulichkeit (siehe Ziffer 6).
Umsetzung angemessener technischer und organisatorischer Massnahmen (siehe Ziffer 7).
Unterstützung des Vereins bei Anfragen betroffener Personen, soweit zumutbar.
Information bei Sicherheitsvorfällen ohne unangemessene Verzögerung.

5. Pflichten des Vereins

Sicherstellen, dass die übermittelten Daten rechtmässig erhoben wurden.
Erfüllung von Informationspflichten gegenüber Teilnehmern und Sponsoren.
Sichere Verwahrung der Zugangsdaten zum Account.
Datenminimierung beim Import von Teilnehmer- und Sponsorendaten.

6. Vertraulichkeit

Personen, die im Rahmen von Run4Club Zugang zu Personendaten erhalten, werden auf Vertraulichkeit verpflichtet.

7. Sicherheitsmassnahmen

Authentifizierung und rollenbasierte Zugriffskontrolle
Verschlüsselte Übertragung (TLS)
Audit-Logs
Geschützte, nicht-indizierbare Rechnungs-Links
Beschränkter Zugriff auf Sponsoren- und Teilnehmerdaten

8. Unterauftragsbearbeiter

Run4Club setzt insbesondere folgende Kategorien von Unterauftragsbearbeitern ein: Backend-/Hosting-Infrastruktur (Lovable Cloud), E-Mail-Infrastruktur (notify.run4club.ch), Domain- und DNS-Anbieter. Der Verein stimmt diesem Einsatz zu.

9. Unterstützung bei Betroffenenrechten

Run4Club unterstützt den Verein angemessen bei Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschanfragen betroffener Personen, soweit dies technisch möglich ist.

10. Löschung / Rückgabe der Daten nach Vertragsende

Nach Beendigung der Plattformnutzung werden die im Auftrag bearbeiteten Personendaten nach Wahl des Vereins gelöscht oder zurückgegeben, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

11. Plattform-Sponsoren

Plattform-Sponsoren erhalten ausschliesslich anonymisierte, aggregierte Auswertungen (z. B. Anzahl Vereine, Anzahl Läufe, Reichweitenkennzahlen). Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Plattform-Sponsoren erfolgt nur, wenn eine ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person vorliegt.

12. Hinweis

Diese Auftragsbearbeitungs-Vereinbarung ist ein MVP-Entwurf und muss vor dem Produktiv-Launch juristisch geprüft und finalisiert werden.

Auftragsbearbeitung (AVV)